Chúng ta đang
sống trong thời kỳ mà mọi sự việc đều biến đổi rất nhanh và khó đoán trước được
điều gì sẽ xảy ra. Quả thật hôm nay khó có thể biết được tỷ giá sẽ dừng lại ở
mức bao nhiêu hay đáy của chỉ số VN-Index sẽ là bao nhiêu. Công nghệ thông tin
và hội nhập kinh tế đã làm nền kinh tế của chúng ta giao thông với nền kinh tế
thế giới như hai chiếc bình thông nhau. Mọi sự thay đổi về tỷ giá, về lãi suất
ngân hàng, về giá dầu, giá vàng đều ảnh hưởng ngay hay có thể nói là tức thời
lên nền kinh tế Việt nam. Và tất nhiên ảnh hưởng này trực tiếp hay gián tiếp sẽ
có tác động ngay đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Vậy chúng ta cần
làm gì để đối phó với các thay đổi đang diễn ra hàng ngày? Có lẽ đây là một
trong những câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất và đang phải đối mặt.
Bài viết này chỉ xin đề cập đến một phần nhỏ của câu hỏi trên, đó là ở góc độ
doanh nghiệp nên chuẩn bị gì để ứng phó với các ảnh hưởng hay nói cách khác có
thể hạn chế các tác động do sự thay đổi gây ra.
“Cần dự báo
trước” đó là cụm từ mà chúng ta thường nghe thấy trong thời gian gần đây. Từ
việc dự báo các cơn bão sẽ đổ vào đâu, về sản lượng gạo trong năm, đến dự báo
về mức tăng lạm phát, về mức tăng trưởng… Dự báo là công việc không đơn giản,
dự báo đúng không hề dễ dàng chút nào và vì thế đôi khi chúng ta rất ngại phải dự
báo. Phải chăng đó là do bản năng không tự tin và sợ sai tiềm ẩn trong bản thân
mỗi con người?. Thế nhưng cần nhận thấy rằng, việc chần chừ không đưa ra dự báo
hay quyết định đúng lúc đồng nghĩa với việc cầm chắc phần thua hay nếu có thoát
cũng chỉ nhờ may rủi. Trong doanh nghiệp, lãnh đạo cần tập cho đội ngũ của mình
quen với việc phải tập dự báo và chuẩn bị cho các dự báo khác nhau. Muốn dự báo
được, chúng ta cần phải có các dữ liệu, từ các dữ liệu quá khứ cộng với các dữ
liệu liên quan đang diễn ra chúng ta sẽ phân tích và đưa ra các tình huống, các
kịch bản khác nhau. Do bản thân dự báo là một khoa học xác suất vì thế cần có
mỗi kịch bản cho từng tình huống riêng. Ở đây đôi lúc do lười chỉ muốn tập
trung vào một tình huống “dễ” nhất hay do thiếu sự phân tích thấu đáo nên nhiều
lúc chúng ta chỉ chuẩn bị cho mỗi một kịch bản tốt mà quên đi những kịch bản
xấu. Cần đánh giá cả những kịch bản, những tình huống xấu nhất có thể xẩy ra để
sẵn sàng đối phó. Hãy suy nghĩ rằng, nếu thực tế điều xấu nhất không xảy ra thì
mọi việc chỉ có thể tốt hơn mà thôi.
Cho dù chúng ta
có dự báo giỏi đến đâu đi nữa, vẫn không thể dự báo được mọi tình huống, vẫn sẽ
có lúc những gì xảy ra khác với những gì chúng ta suy tính. Chính trong lúc
này, khả năng thích ứng nhanh của đội ngũ chính là lời giải cho vấn đề trên. Hãy
để tâm rèn luyện kỹ năng này, nó chính là một trong những kỹ năng giúp doanh
nghiệp thành công trong thời đại ngày nay. Tuy nhiên chúng ta cũng đừng chủ
quan mà quá lạm dụng khả năng này.
Thích ứng hay
phản ứng nhanh với sự thay đổi đòi hỏi bộ máy phải hoạt động 100% hay thậm chí
110% công suất, trong giai đoạn này vấn đề và tối ưu chi phí cần phải xếp sau
vấn đề thời gian. Nếu chúng ta thường xuyên ép bộ máy chạy ở ngưỡng bằng hoặc
trên 100% công suất thì chắc chắn sẽ không hiệu quả và rất dễ sẽ bị gãy cả hệ
thống. Không phải ngẫu nhiên khi tính toán công suất thiết bị, những người làm dự
án đều tính toán công suất hoạt động tối ưu của thiết bị nằm trong khoảng từ
70% - 80% công suất thiết kế. Bộ máy con người cũng không nằm ngoài quy luật
này.
Dự báo càng
nhiều tình huống, càng có nhiều kịch bản khác nhau, chuẩn bị cho các kịch bản
này kỹ lưỡng bao nhiêu thì khả năng thích ứng của bộ máy càng tăng bấy nhiêu.
Thật vậy, trong quá trình chuẩn bị cũng chính là lúc đào tạo và rèn luyện cho
đội ngũ của mình khả năng xử lý trong các tình huống khác nhau, lần sau có thể
sự việc xảy ra không hoàn toàn như vậy nhưng chúng ta có thể rút tỉa cách xử lý
trong một vài công đoạn cho các tình huống mới. Vì thế việc luyện tập phân tích
tình huống, cách xử lý là rất quan trọng để nâng cao kỹ năng thích ứng cho mọi
người.
Ngoài ra còn một
yếu tố rất quan trọng nữa đó chính là phải có quan điểm thích nghi với sự thay
đổi hay nói cách khác là hãy suy nghĩ tích cực về sự thay đổi. Tiềm thức con
người luôn hướng về sự ổn định vì chính sự ổn định là nền tảng cho sự tối ưu.
Vì thế trong tâm lý mỗi người chúng ta đều ưa chuộng sự ổn định, không thích
hay e ngại những thay đổi, xáo trộn. Sự thay đổi thường nằm ngoài mong muốn chủ
quan và vì thế khi có sự thay đổi chúng ta hay mất thời gian, mất công sức cho
việc than vãn, luyến tiếc thậm chí còn tìm cách quay trở lại cái cũ. Đôi khi
thời gian cho các việc như vậy chiếm hết tâm trí và sức lực cho đến khi biết
rằng không thể thì đã quá muộn để thích ứng. Thay vì thế chúng ta nên dũng cảm
đối mặt và tiếp nhận sự thay đổi, đừng phó mặc số phận cho sự may rủi. Hãy suy
nghĩ rằng sự thay đổi tuy là điều không muốn nhưng là điều không né tránh được.
Bình tĩnh tiếp nhận, xem lại những tình huống đã xảy ra tương tự để tìm cách
ứng phó, suy nghĩ logic để nhanh chóng vượt qua và thích nghi với hoàn cảnh mới.
Dự báo nhiều phương án, có được kịch bản chi
tiết cho các tình huống có thể xảy ra sẽ giúp chúng ta có kế hoạch chuẩn bị chu
đáo. Đừng ngại tốn thời gian và công sức cho việc lên kế hoạch, chuẩn bị càng
chi tiết bao nhiêu sẽ càng giúp chúng ta ứng phó nhanh và thuận lợi bấy nhiêu
khi sự việc xảy ra. Và nếu sự chuẩn bị đó không phải dùng đến thì nó vẫn sẽ
giúp chúng ta phát triển khả năng thích ứng cho toàn đội ngũ cho những trường
hợp tương tự có thể xảy ra trong tương lai.
Nguyễn Tân Kỷ