Một giám đốc - chủ doanh nghiệp
khi làm việc với công ty tư vấn đưa ra một yêu cầu rất ngắn gọn và đời thường:
“Các cậu làm thế nào để tôi có thể đi gội đầu thư giãn mà ở nhà công việc vẫn
chạy tốt”. Vâng, đơn giản như vậy thôi nhưng đây quả là một nhu cầu rất thực của
các giám đốc, chủ doanh nghiệp hiện nay.
Rất nhiều giám đốc đang bị quá
tải trong công việc. Vậy làm thế nào để họ bớt được gánh nặng những công việc
sự vụ, có nhiều thời gian cho nghỉ ngơi, suy nghĩ, tái tạo sức lao động. Gội
đầu chẳng qua chỉ là một cách nói vui, dí dỏm. Tôi nghĩ, thực chất các giám đốc
đều muốn có thời gian rảnh rỗi dành cho việc phát triển thị trường hay tập
trung suy nghĩ về định hướng, chiến lược phát triển cho doanh nghiệp. Nếu giám
đốc bị sa đà vào sự vụ, đâu còn thời gian và đầu óc cho các chiến lược dài hạn?
Có được một đội ngũ, hay thu hút
được những nhân sự giỏi liệu đã là giải pháp cho vấn đề này chưa? Có được đội
ngũ cùng nghĩ, cùng làm quả là điều rất tốt. Thế nhưng làm thế nào để có thể
duy trì được đội ngũ này, hay rồi họ cũng lại lần lượt ra đi, khi mà sân chơi
quá chật hẹp hoặc chỉ phù hợp theo kiểu quản lý gia đình. Giữ chân người tài ra
sao đây? Điều quan trọng đây là giám đốc, chủ doanh nghiệp phải tạo ra được một
môi trường, một cơ chế, một hệ thống cho bộ máy, đội ngũ mình tự hoạt động.
Thiếu vắng điều căn bản này, các công ty tư vấn, những nhân sự giỏi cũng đành
bó tay, chào thua. Có những doanh nghiệp Việt Nam tuyển được các giám đốc giỏi,
nhiều năm kinh nghiệm trong các công ty đa quốc gia nhưng cũng không trụ được
bao lâu. Họ không thể hiện được mình trong các doanh nghiệp này không chỉ vì
không thích ứng được với môi trường mới, mà còn do chủ doanh nghiệp không tạo
được một cơ chế để họ có thể làm việc và thể hiện tài năng. Thậm chí, có những
người được đào tạo từ nội bộ cũng rất khó có thể xử lý thay toàn bộ công việc,
khi mà mọi việc lớn nhỏ trong công ty cũng đều phải thông qua quyết định của
một người.
Một trong những sai lầm của các
giám đốc chủ doanh nghiệp khi tìm người chia sẻ gánh nặng, chính ở kiểu “trút
gánh nặng”. Cần chú ý là san sẻ, cùng gánh vác chứ không phải là trút toàn bộ
gánh nặng lên đôi vai mới. Tìm kiếm được người đủ sức gánh vác trách nhiệm điều
hành doanh nghiệp cho giám đốc không phải đơn giản. Còn nếu may mắn tìm được
thì sao? Cái gánh nặng mà bản thân vị giám đốc, chủ doanh nghiệp, người sáng
lập đã không chịu nổi, nhưng vì sự nghiệp công ty mình tạo dựng nên còn cố gắng
chống đỡ đến cùng, thử hỏi với một người mới, chưa gắn bó nhiều với doanh nghiệp
kể cả có được chia cổ phần điều hành đi nữa, liệu có chống đỡ nổi không, hay
trong một phút khó khăn, áp lực lớn quá cũng sẽ rời bỏ vị trí? Nhiều chủ doanh
nghiệp đã phải ngậm ngùi chấp nhận những sự chia tay này, quay lại với vai trò
vừa làm chủ, vừa điều hành.
Vậy phải làm gì để tạo được một
cơ chế cho bộ máy tự vận hành? Vai trò cá nhân rất quan trọng; thế nhưng, một
người không thể làm hết mọi việc, vì thế cần phải tập chia sẻ gánh nặng cho
toàn bộ hệ thống của mình. Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cũng là
một công cụ hữu hiệu trong việc này. Nếu chưa có điều kiện xây dựng hệ thống
ISO, có thể xây dựng cơ cấu tổ chứác với việc hoạch định chức năng, quyền hạn
của các bộ phận rõ ràng, bằng văn bản. Thiết lập các quy trình, các lưu đồ cho
mọi quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Xác lập các bản mô tả của từng vị trí
công việc phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện môi trường kinh doanh của doanh
nghiệp. Đây là việc rất mất công và tốn thời gian nên các giám đốc đôi khi
không kiên quyết thực hiện đến cùng. Do áp lực kinh doanh, chi tiêu doanh số
nên thường bỏ bước, làm tắt, cắt xén quá trình. Công việc tuy nhanh, đạt hiệu
quả về thời gian, tiền bạc, nhưng đổi lại tốn rất nhiều công sức của các bộ
phận và điều quan trọng hơn là sẽ luôn phụ thuộc vào một cái đầu, người có
quyền quyết định những công đoạn làm tắt. Vâng, quả là chỉ có giám đốc mới có
thể quyết định được điều này. Bằng kinh nghiệm, thậm chí bằng cả linh cảm ông
có thể quyết định những việc như vậy. Có nghĩa là lần sau rồi cũng sẽ chỉ có
ông mới có thể làm được, thiếu ông mọi việc sẽ rối tung lên ngay. Kinh nghiệm,
theo thời gian có thể tích lũy học hỏi, chứ linh cảm làm sao đào tạo đây. Có
nhiều giám đốc nhầm, nghĩ rằng như thế mình mới là người quan trọng, tổ chức
không thể thiếu vắng mình. Kết quả là gì? Không có cả thời gian đi học nâng
cấp, tiếp thu cái mới, thiết thực ngay cho công việc đang làm hằng ngày nói gì
đến thời gian cho suy nghĩ chuyện tương lai.
Việc xây dựng hệ thống, cơ chế
cho bộ máy phải song song và đồng bộ với việc đào tạo hay thu hút nhân sự. Một
cái máy tính muốn hoạt động phải có đủ cả phần cứng và phần mềm. Nó hoạt động
hiệu quả chỉ khi hai phần cứng và mềm này tương thích với nhau. Phần mềm hiện
đại Windows XP không thể chạy trên cấu hình cổ lỗ sĩ 486. Những nhân sự giỏi
không thể phát huy nếu không tạo ra cơ chế đúng cho bộ máy vận hành. Hay ngược
lại, một cơ chế hoàn hảo không thích hợp cho những nhân sự tồi. Chúng ta hình
dung như hình ảnh của người công nhân vận hành máy ép lốp cao su tái chế chỉ
cần trình độ văn hóa cấp hai là quá đủ. Nếu chúng ta sắp một kỹ sư tin học ở vị
trí này, cho dù mức lương có hấp dẫn đi mấy, chắc không quá ba bảy hai mốt ngày
anh ta sẽ ra đi. Ngược lại, công nhân vận hành nhà máy sản xuất CD, DVD trình
độ tối thiểu phải là tốt nghiệp đại học, rồi sau đó còn phải gửi đi đào tạo
tiếp ở nước ngoài. Thật không hình dung nổi điều gì sẽ xảy ra, nếu một công
nhân trình độ phổ thông cơ sở đứng vận hành.
Trong thời gian đầu khi xây dựng
hệ thống mới, giám đốc sẽ rất vất vả. Từ trước quen làm việc theo cảm tính, nói
miệng, bây giờ mọi việc đều phải theo quy trình phải có văn bản, chứng từ lưu
trữ. Việc này nếu không kiên trì sẽ khó mà thực hiện được. Theo kinh nghệm của
các công ty tư vấn, trong số người hay làm sai quy trình nhiều nhất cũng có tên
các cấp lãnh đạo. Chính vì thế nên đối với yêu cầu của tiêu chuẩn hệ thống quản
lý chất lượng ISO, điều đầu tiên là sự cam kết của lãnh đạo và sự cam kết này
phải được thể hiện bằng văn bản, bằng lời nói và bằng cả các hành động cụ thể.
Cam kết xây dựng hệ thống, xây dựng cơ chế cũng chính là để nhân tài lại với
chúng ta. Thu hút không chưa đủ, còn phải tạo điều kiện để họ làm việc hiệu
quả, muốn họ làm việc hiệu quả, phải có được cơ chế rõ ràng. Ngoài các yếu tố
về thu nhập và quyền lợi, đó là cách giữ chân nhân tài hiệu quả nhất. Giám đốc,
chủ doanh nghiệp chỉ có thể chia sẻ gánh nặng cho cả bộ máy hay các giám đốc
thuê, dựa trên cơ chế hoạt động khoa học của hệ thống. Thiếu một trong hai điều
này đều dẫn đến việc giám đốc vẫn phải tự mình làm mọi việc hay theo cách nói
vui là vẫn không thể rảnh rang đi gội đầu thư giãn.
Nguyễn Tân Kỷ