Trong thời buổi cạnh tranh diễn ra ngày càng
gay gắt đối với mọi ngành nghề, việc triển khai nhanh và hiệu quả luôn là lợi
thế cho các doanh nghiệp biết tận dụng nó. Một trong những công cụ hữu hiệu để
có thể đẩy nhanh tiến độ triển khai là thành lập các dự án, các nhóm công tác
để thực hiện nhiệm vụ. Nhưng ai sẽ là chủ dự án hay Trưởng nhóm công tác đây.
Tất nhiên nếu giám đốc hay người đứng đầu doanh nghiệp làm chủ dự án là sẽ là
thuận lợi nhất, nhưng một mình giám đốc không có đủ thời gian cho tất cả các
công việc trong công ty. Vì vậy anh sẽ phải chọn một ai đó thay thế mình làm
chủ dự án để theo dõi và thúc đẩy công việc một cách nhanh nhất.
Cần lưu ý một số điểm khi chọn người
làm Trưởng dự án. Thứ nhất, bản thân người Trưởng dự án phải là người có năng lực
thực sự, có đủ uy tín, kinh nghiệm cũng như sự hiểu biết tổng quan về công việc
được giao. Thứ hai, giám đốc cần phải tuyên bố trách nhiệm, quyền hạn của
nhóm dự án và của Trưởng dự án cho tất cả thành viên có liên quan, trong những
trường hợp cần thiết phải kèm theo các văn bản cụ thể. Đừng quên nếu có quyền
lợi cũng cần công bố rõ ràng cho các thành viên dự án. Thứ ba, đó là sự cam kết
hỗ trợ các nguồn lực, ngân sách cần thiết để cho dự án triển khai đúng tiến độ.
Trong những dự án lớn liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban, liên quan đến
ngân sách tài chính lớn, thì nguồn lực cam kết ở đây không chỉ là nguồn lực tài
chính hay thiết bị máy móc mà còn được hiểu là quyền lực hay sự tham gia của
chính bản thân lãnh đạo cao nhất công ty. Trong những trường hợp quan trọng như
vậy, lãnh đạo nên giữ vai trò là người bảo trợ cho dự án. Khi nhóm dự án gặp
khó khăn, anh sẽ cùng tham gia ngay với mọi người để giải quyết. Cần chú ý,
người bảo trợ sẽ không tham gia quá sâu và chi tiết vào công việc của nhóm dự
án, như vậy vô hình chung anh sẽ làm thay việc và lu mờ vai trò của Trưởng dự
án, nếu làm vậy thà anh đích thân làm trưởng dự án ngay từ đầu cho rồi. Nhưng
cũng đừng quá xa để rồi không nắm và không giúp được gì cho nhóm khi cần thiết.
Việc giữ vai trò là người bảo trợ của dự án đúng nghĩa cũng là một hình thức
hữu hiệu trong quá trình đào tạo người kế cận cho tổ chức của mình.
Trong quá trình triển khai dự án
liên quan đến nhiều bộ phận, việc điều phối kế hoạch nhịp nhàng giữa các bộ
phận sẽ giúp tiến độ dự án nhanh hơn. Đây chính là một trong những điểm mấu
chốt của công việc. Tại sao người khác họ làm nhanh được vậy, còn chúng ta luôn
chậm hơn, không nhẽ mọi việc chỉ phụ thuộc vào tiền nhiều hay ít? có lẽ câu hỏi
này luôn ray rứt trong mỗi giám đốc khi nhìn công việc của các nhóm dự án mình.
Việc kiểm soát chi phí khi thực hiện dự án là một điều rất quan trọng để đánh
giá hiệu quả của việc thực hiện. Thường khi triển khai dự án sẽ có không ít
những việc phát sinh chi phí ngoài dự tính ban đầu. Trưởng dự án sẽ phải cân
nhắc kỹ về việc này. Ở đây cần lưu ý mối quan hệ giữa tiến độ thời gian và chi
phí tiền bạc. Trong một số trường hợp, mới nhìn thoạt tưởng rằng tiết kiệm
được, nhưng khi tính chi phí cơ hội bị mất đi do chậm tiến độ lớn bằng hoặc hơn
cả số tiền tiết kiệm được đó là chưa kể hết các yếu tố về tinh thần do việc
chậm trễ gây ra. Việc xây dựng bảng tiến độ cho các bộ phận thực hiện là rất
quan trọng, vì thường tiết kiệm được thời gian nhiều hay ít chính ở việc điều
phối tiến độ các bộ phận sao cho thời gian chết là ít nhất. Tuy vậy không thể
tránh khỏi những sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện, vì thế người trưởng dự
án kinh nghiệm sẽ có nhiều phương án dự phòng ngay từ đầu, để khi có gì sẽ thay
đổi ngay không để ngừng trệ ảnh hưởng đến công việc các bộ phận khác.
Vì công việc của dự án là liên quan
đến nhau, công đoạn bộ phận này đan xem bộ phận kia nên rất dễ bị tắc nghẽn nếu
như một bộ phận nào đó không thực hiện đúng như kế hoạch tổng thể đề ra ban
đầu. Vai trò của Trưởng dự án hay người bảo trợ sẽ được phát huy ngay lúc này,
vì đôi lúc trưởng dự án xét về vị trí trong công ty chỉ ngang bằng hoặc đôi khi
thấp hơn một trưởng bộ phận nào đó. Lúc này người bảo trợ - lãnh đạo cao nhất
công ty phải đứng ra “giúp” trưởng dự án giải quyết sự việc. Có một thực tế
thường hay diễn ra ở các doanh nghiệp Việt Nam, đó là tình trạng “chờ nhau”
hay tìm nguyên do cho việc không thực hiện đúng cam kết về tiến độ của mình ở
các bộ phận khác. Chính điều này nếu không được xử lý ngay và dứt điểm, sẽ tạo
nên sự ức chế trong sự hợp tác giữa các bộ phận và càng làm tiến độ chậm hơn.
Như chuyện bên lắp máy đổ lỗi cho sự chậm trễ của mình là do bên xây dựng chưa
lát xong nền nhà xưởng, nên họ không thể mang máy vào vì lý do bên xây dựng sẽ
làm bẩn máy và có thể mất mát phụ tùng. Bên xây dựng thì viện lý do nếu không
lắp máy thì sau này lát nền xong bên thiết bị lại đục đẽo nền nhà làm ảnh hưởng
đến mỹ quan và kết cấu công trình!!! Hai bên cứ tranh luận và kết quả là có khả
năng bị trễ hạn thử máy đưa vào sản xuất. Sau khi tìm hiểu, trưởng dự án biết
rằng thực ra cả hai bên đều đang gặp khó khăn từ chính phía mình là chính,
nguyên nhân đưa ra thực ra chỉ là để biện hộ cho mình nhẹ bớt trách nhiệm mà
thôi. Anh quyết định, bên lát nền cứ lát nền theo đúng tiến độ bàn giao, còn
bên lắp máy cho bọc thật kỹ máy của mình và đem vào lắp ngay. Chỗ nào lát rồi
nếu cần phải đục ra đi lại dây điện hoặc cố định chân máy thì cứ làm, khoản chi
phí tăng thêm do thay gạch anh sẽ chịu trách nhiệm với chủ đầu tư, ngoài ra anh
thuê thêm bảo vệ túc trực 24/24 để trông coi việc lắp đặt máy móc tránh mất
mát. Tuy chi phí có tăng thêm so với dự kiến ban đầu, nhưng đổi lại kịp thời
gian thử máy. Tính ra vẫn còn lợi hơn nếu như để tiến độ bị trễ.
Nguyễn Tân Kỷ