.jpeg)
Chúng ta đều biết, thời gian là vàng bạc. Thời gian là một thứ tài sản đặc biệt cần phải quan tâm và quản lý... Nhưng khi bị cuốn vào công việc, chúng ta thường quên mất giá trị của nó. Điều hay gặp phải trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa là cách thức và tần suất họp. Họp thế nào để có kết quả?
Họp thế nào để ít mất thời gian nhưng mang lại hiệu quả cao nhất... có lẽ là những câu hỏi “nhức đầu” cho các giám đốc. Nếu họp thường xuyên, sẽ cảm thấy mất quá nhiều thời gian, không còn giờ để làm việc, mà nếu không họp lại cảm thấy không nắm được tình hình diễn biến, không giải quyết được những mâu thuẫn và điều không kém phần quan trọng là không truyền đạt được ý tưởng, quan điểm, đường lối của lãnh đạo đến nhân viên. Nếu chúng ta thử tính, sẽ thấy chi phí cho họp chiếm một ngân sách đáng kể trong ngân sách quản lý toàn công ty. Sử dụng ngân sách này thế nào cho hiệu quả là tài năng của các cấp lãnh đạo.
Theo tính chất, các cuộc họp có thể được chia thành hai loại. Loại thứ nhất là họp mang tính chia sẻ thông tin, thí dụ như các cuộc họp thông báo quy định mới, tổng kết hoạt động, truyền đạt quan điểm, định hướng phát triển... Loại thứ hai là các cuộc họp cần có các quyết định cụ thể, thí dụ như xử lý khiếu nại khách hàng, đề xuất cải tiến, chính sách phân phối... Và điều thường làm chúng ta phí phạm hay có cảm giác “mất” thời gian nhiều nhất chính là nhầm lẫn giữa hai tính chất trên. Các cuộc họp thay vì cần phải có quyết định, cần phải hành động, thì lại hay sa đà vào việc chia sẻ thông tin, có khi chỉ là nhân viên chia sẻ thông tin bộ phận mình cho giám đốc và các bộ phận khác rồi chờ giám đốc quyết định. Một giám đốc tâm sự, ông có cảm giác như nhân viên chỉ cần nói ra việc xảy ra tại bộ phận mình là họ đã cảm thấy hoàn thành xong nhiệm vụ chứ ít khi họ đi đến tận cùng của vấn đề - đó là tìm và thực thi giải pháp chứ không phải “kể lể nỗi khổ”.
Đây không phải là trường hợp hiếm, tuy vậy các giám đốc cũng cần xem thử vấn đề hay nguyên nhân chính nằm ở đâu, nếu chúng nằm ở cơ chế hay ở các cấp khác, cần phải giải tỏa ngay để cấp dưới có thể chủ động thực thi các giải pháp.
Một điểm cần lưu ý thêm là các cuộc họp chia sẻ. Chia sẻ chính là một trong những cách thức động viên và đào tạo đội ngũ của mình. Đừng chỉ gói gọn họp chia sẻ chỉ là thông báo các quyết định trong một không gian đóng, theo kiểu lãnh đạo nói xong tất cả đứng lên đi về. Bản chất con người dễ chán những cái cũ và luôn hứng khởi với những gì mới mẻ, vì vậy cần vận dụng các hình thức khác nhau để có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, việc sắp xếp thời gian bắt đầu và kết thúc các cuộc họp cũng là một điểm có thể mang lại hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian. Nên tránh bố trí các cuộc họp vào khoảng giữa buổi, theo kiểu từ 9-11 giờ. Thay vì vậy chúng ta nên bắt đầu vào ngay đầu buổi (8-10 giờ) hoặc cuối buổi sáng (10-12 giờ) để tạo một khoảng thời gian liên tục cho công việc thường nhật, khi đó hiệu quả ngày làm việc sẽ tốt hơn.
Việc mất nhiều thời gian mà kết quả công việc không cao, chính là do công tác lập kế hoạch chưa được xem xét đúng mức. Ví dụ nếu mỗi ngày chúng ta chỉ cần mất mười phút đầu giờ và cuối giờ cho việc hoạch định các công việc sẽ diễn ra trong ngày và ngày hôm sau thì chúng ta sẽ tiết kiệm được ít nhất là gấp đôi số thời gian bỏ ra cho việc lập kế hoạch công việc. Lập kế hoạch và quản lý thời gian thực tế luôn gắn bó mật thiết với nhau. Nếu chúng ta lập kế hoạch chu đáo, cẩn thận sẽ giảm đi rất nhiều thời gian cho việc xử lý các sự cố phát sinh hoặc đã có sẵn các phương án dự phòng, nghĩa là chúng ta ở trong thế chủ động đối phó. Thà mất thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch còn hơn là mất thời gian gấp ba, bốn lần cho việc thực hiện công việc và xử lý các sự cố, mà đâu phải lần nào cũng có thể may mắn khắc phục.
Tất nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng dự đoán được hết các trường hợp có khả năng xảy ra. Nhưng nếu không dự đoán sẽ chẳng bao giờ chúng ta có thể ở trong thế chủ động và cái giá phải trả cho sự bị động sẽ lớn hơn rất nhiều. Thời gian là một tài sản ai cũng có như nhau, hãy tìm cách hoạch định và sử dụng tốt nhất, đừng để phải xót xa nhìn thứ tài sản quý giá này biến thành chi phí.
Nguyễn Tân Kỷ