Trong thời gian gần đây giới
công nghệ thông tin, các công ty phần mềm hay nói về ERP (Enterprise resource planning)- hệ thống hoạch
định nguồn lực doanh nghiệp. Quả thực để ứng dụng ERP các doanh nghiệp cần phải
đầu tư về hệ thống máy chủ, máy trạm, mạng nội bộ, đường truyền internet tốc độ
cao, bản quyền phần mềm… tức là toàn những việc liên quan đến máy tính và phần
mềm ứng dụng. Nếu quả như vậy, sao hiện vẫn còn rất ít các doanh nghiệp Việt
nam áp ụng ERP. Có lẽ vấn đề không phải chỉ là ngân sách đầu tư cho ERP, dù
biết rằng tiền đầu tư cho giải pháp này không phải là nhỏ. Vậy bản chất ERP là
gì ?
ERP dưới góc nhìn
quản trị
ThS
Nguyễn Tân Kỷ
Báo NQL - T10/2005
Nếu coi ERP là một giải pháp gồm 2 điều
kiện cần và đủ, thì những thứ chúng ta nêu ở trên mới chỉ là điều kiện cần - phần
cứng của giải pháp. Còn điều kiện đủ hay phần mềm của giải pháp chính là ở cấu
trúc (bộ máy) của chính doanh nghiệp muốn áp dụng. Nói một cách ví von thì ERP
chính là một tiêu chuẩn về quản trị doanh nghiệp hiện đại. Cũng tương tự như
ISO 9000 là hệ thống quản lý là tiêu chuẩn về quản lý, mà nếu doanh nghiệp áp dụng
ISO sẽ gián tiếp làm ổn định chất lượng và cải tiến được chất lượng của chính sàn
phẩm hay dịch vụ. Nhưng ở đây về góc độ quản trị thì ERP đòi hỏi cao và khó hơn
ISO 9000. Nếu như ISO là kiểm soát quá trình thông qua việc làm đúng các quy trình
của doanh nghiệp (tự lập). ERP cũng tương tự như vậy, nhưng lại là tuân thủ chặt
chẽ theo các quy trình chuẩn quốc tế cho từng hoạt động của doanh nghiệp. Nhiệm
vụ của máy tính, của phần mềm trong ERP là tổng hợp và xử lý các dữ liệu theo
nguyên tắc mọi số liệu đều được liên kết, kiểm tra và phê duyệt của các cấp có
thẩm quyền. Một dữ liệu không nhập 2 lần và tức thời tại từng thời điểm. Chính vì điều này nên số
liệu khó có khả năng bị sai do nhầm lẫn vô tình của con người khi thao tác. Nó giúp
cho lãnh đạo có báo cáo tức thời. Nhưng để làm được điều này yêu cầu ngược lại
của chương trình là các hoạt động chính của công ty phải được thực hiện theo đúng
quy trình chuẩn, nếu chúng ta tự “chế biến” hoặc thay đổi bước trong quy trình
thì máy tính sẽ không hiểu và không thể “linh động” bỏ qua.
Như vậy nếu doanh nghiệp của bạn đã
hoạt động theo các quy trình chuẩn quốc tế, việc áp dụng ERP sẽ đơn giản như là
việc mua một phần mềm. Nghĩa là chỉ cần đầu tư hệ thống máy tính, đường truyền
internet, mua bản quyền sử dụng, cử nhân viên đi học và sau đó bật máy là có thể
chạy ro ro. Nhưng đa phần các doanh nghiệp Việt Nam đều chưa áp dụng theo quy
trình chuẩn một cách triệt để. Và để áp dụng chúng có khi cần phải thay đổi không
những cách làm cũ mà còn phải điều chỉnh lại cả cấu trúc công ty. Đây là điều vô
cùng khó khăn, đòi hỏi sự quyết tâm rất lớn của Lãnh đạo doanh nghiệp. Theo đánh
giá của các nhà tư vấn, tốn công và tốn sức nhất là ở chính chỗ này. Nếu đánh
giá mức độ sức lực thì công việc này chiếm đến 60% trong tổng thể giải pháp
ERP. Lấy một thí dụ đơn giản: trước đây làm sai, có thể xé đi làm lại một cách
dễ dàng, nhưng khi áp dụng ERP không thể thực hiện hành động xé này, máy đã lưu
chỉ còn cách làm một lệnh điều chỉnh cái sai đó, rồi làm lại cái mới mà thôi.
Chính điều này giúp cho các nhà quản trị nhìn thấy rõ ràng và “trong suốt” mọi
hoạt động của bộ phận mình, có thể qua đó đánh giá mức độ cũng như hiệu quả của
công việc từng cá nhân, từng bộ phận.
Có thể trước đây bạn biết rằng nhân viên A rất rảnh rang, tuy biết rằng anh này nhanh nhẹn nhưng bạn vẫn cảm thấy có thể anh ta có vẻ hơi lười và ít việc chăng, còn ngược lại anh B tuy chậm hơn nhưng tỏ ra rất chăm chỉ. Bây giờ với hệ thống ERP bạn dễ dàng nhận thấy hiệu quả công việc của A và B một cách rõ ràng, rành mạch. Thực tế khối lượng công việc hai người bằng nhau, nhưng A nhờ làm đúng ngay từ lần đầu nên bạn luôn cảm thấy anh ta nhàn rỗi, còn ngược lại B cứ 10 lần hết 3 lần phải làm lại rồi nên luôn trong tình trạng bận rộn. Bạn có thể theo dõi diễn tiến của từng đơn hàng, từng công việc xem hiện tại đang ở trạng thái nào, có bị chậm trễ tiến độ hay không ? Lỗi do bộ phận hay cá nhân nào gây ra… Lãnh đạo cũng có thể nhìn thấy thực trạng tình hình của từng sản phẩm hay hoạt động của cả doanh nghiệp mà không cần phải chờ đến hết tháng sang tháng sau như trước đây. Điều này giúp cho các quyết định được nhanh và chuẩn xác hơn. Tất cả những tiện ích này có được là nhờ vào ERP, và ERP thực hiện được là nhờ vào các hoạt động doanh nghiệp tuân theo các quy trình chuẩn quốc tế.
Lợi ích khi áp dụng ERP là rất lớn.
Cái được đầu tiên đó là bạn có được một hệ thống dữ liệu chính xác và thống nhất
giúp cho quá trình ra quyết định được nhanh chóng và bớt cảm tính hơn. Thứ hai
bạn có thể điều hành và theo dõi hoạt động của doanh nghiệp mình từ xa, không
nhất thiết phải ngồi tại văn phòng, chỉ cần một máy tính kết nối internet là đủ.
Khi thực hiện ERP có nghĩa là doanh nghiệp bạn đang hoạt động theo 1 tiêu chuẩn
cao về quản trị doanh nghiệp như các công ty hiện đại trên thế giới đang áp dụng.
Đây chính là cơ hội tiếp cận với các quy trình chuẩn của nước ngoài.
Tuy vậy, biết là một lẽ, nhưng áp dụng được và duy trì được lại là
chuyện khác. Theo kinh nghiệm của các chuyên gia tư vấn giải pháp ERP, đã có không
ít doanh nghiệp đã phải bỏ dở giữa chừng quay về với cách làm cũ. Một trong những
lý do là các doanh nghiệp này chưa chịu nổi sự thay đổi quá nhiều trong tổ chức
của mình. Chúng ta nên cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định ứng dụng, vì ERP
không phải là giải pháp rẻ tiền và việc áp dụng này cũng tốn rất nhiều công sức
của bộ máy. Nếu tổ chức doanh nghiệp của bạn chưa sẵn sàng cho sự thay đổi và ứng
dụng ERP có lẽ nên dừng lại một nhịp. Hãy bắt đầu bằng việc xem xét lại tổ chức
cho gần với các quy trình chuẩn hơn. Sẽ là thuận lợi hơn nếu như doanh nghiệp của
bạn đã áp dụng ISO 9001:2000 trong quản lý. Và cuối cùng, nếu chúng ta không dũng
cảm bắt đầu sẽ chẳng bao giờ đến được đích.