ĐỂ TRIỂN KHAI NHANH DỰ ÁN - TBKTSG Tân niên - Đinh Hợi

<br /> <div class="MsoNormal" style="text-align: justify;"> <b style="mso-bidi-font-weight: normal;"><u><span lang="EN-US"><span style="text-decoration: none;"><br /></span></span></u></b></div> <div class="MsoNormal" style="text-align: justify;"> <span lang="EN-US"><span style="mso-tab-count: 1;">            </span><span style="mso-spacerun: yes;"> </span><span style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif;">Trong thời buổi cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt đối với mọi ngành nghề, việc triển khai nhanh và hiệu quả luôn là lợi thế cho các doanh nghiệp biết tận dụng nó. Một trong những công cụ hữu hiệu để có thể đẩy nhanh tiến độ triển khai là thành lập các dự án, các nhóm công tác để thực hiện nhiệm vụ. </span></span><span style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif;">Nhưng ai sẽ là chủ dự án hay Trưởng nhóm công tác đây. Tất nhiên nếu giám đốc hay người đứng đầu doanh nghiệp làm chủ dự án là sẽ là thuận lợi nhất, nhưng một mình giám đốc không có đủ thời gian cho tất cả các công việc trong công ty. Vì vậy anh sẽ phải chọn một ai đó thay thế mình làm chủ dự án để theo dõi và thúc đẩy công việc một cách nhanh nhất. </span><br /> <span style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif;"><br /></span></div> <div class="MsoNormal" style="text-align: justify;"> <div class="separator" style="clear: both; text-align: center;"> <a href="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEi4JtQYBWE7UDlRLrWmP02bXS7wdS0jlAKxW-J4PrUYMN9NaTSNCkro_M4zKqRuS-3epxk_0XVgTuRZC_E8qqv4pIrHdEt3P0DyGY8JQwEtvh5Xo0SJthOYr84AXhL2_IRpkpJEZROYabo/s1600/trie%CC%82%CC%89nkhaiduan_2007.png" imageanchor="1" style="margin-left: 1em; margin-right: 1em;"><img border="0" height="272" src="https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEi4JtQYBWE7UDlRLrWmP02bXS7wdS0jlAKxW-J4PrUYMN9NaTSNCkro_M4zKqRuS-3epxk_0XVgTuRZC_E8qqv4pIrHdEt3P0DyGY8JQwEtvh5Xo0SJthOYr84AXhL2_IRpkpJEZROYabo/s1600/trie%CC%82%CC%89nkhaiduan_2007.png" width="640" /></a></div> <span style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif;"><br /></span></div> <div class="MsoNormal" style="text-align: justify;"> <span lang="EN-US" style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif;"><span style="mso-tab-count: 1;">            </span>Cần lưu ý một số điểm khi chọn người làm Trưởng dự án. <b style="mso-bidi-font-weight: normal;"><i style="mso-bidi-font-style: normal;">Thứ nhất</i></b>, bản thân người Trưởng dự án phải là người có năng lực thực sự, có đủ uy tín, kinh nghiệm cũng như sự hiểu biết tổng quan về công việc được giao. <b style="mso-bidi-font-weight: normal;"><i style="mso-bidi-font-style: normal;">Thứ hai,</i></b> giám đốc cần phải tuyên bố trách nhiệm, quyền hạn của nhóm dự án và của Trưởng dự án cho tất cả thành viên có liên quan, trong những trường hợp cần thiết phải kèm theo các văn bản cụ thể. Đừng quên nếu có quyền lợi cũng cần công bố rõ ràng cho các thành viên dự án. <b style="mso-bidi-font-weight: normal;"><i style="mso-bidi-font-style: normal;">Thứ ba,</i></b> đó là sự cam kết hỗ trợ các nguồn lực, ngân sách cần thiết để cho dự án triển khai đúng tiến độ. Trong những dự án lớn liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban, liên quan đến ngân sách tài chính lớn, thì nguồn lực cam kết ở đây không chỉ là nguồn lực tài chính hay thiết bị máy móc mà còn được hiểu là quyền lực hay sự tham gia của chính bản thân lãnh đạo cao nhất công ty. Trong những trường hợp quan trọng như vậy, lãnh đạo nên giữ vai trò là người bảo trợ cho dự án. Khi nhóm dự án gặp khó khăn, anh sẽ cùng tham gia ngay với mọi người để giải quyết. Cần chú ý, người bảo trợ sẽ không tham gia quá sâu và chi tiết vào công việc của nhóm dự án, như vậy vô hình chung anh sẽ làm thay việc và lu mờ vai trò của Trưởng dự án, nếu làm vậy thà anh đích thân làm trưởng dự án ngay từ đầu cho rồi. Nhưng cũng đừng quá xa để rồi không nắm và không giúp được gì cho nhóm khi cần thiết. Việc giữ vai trò là người bảo trợ của dự án đúng nghĩa cũng là một hình thức hữu hiệu trong quá trình đào tạo người kế cận cho tổ chức của mình. </span></div> <div class="MsoNormal" style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif;"><br /></span></div> <div class="MsoNormal" style="text-align: justify;"> <span lang="EN-US" style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif;"><span style="mso-tab-count: 1;">            </span>Trong quá trình triển khai dự án liên quan đến nhiều bộ phận, việc điều phối kế hoạch nhịp nhàng giữa các bộ phận sẽ giúp tiến độ dự án nhanh hơn. Đây chính là một trong những điểm mấu chốt của công việc. Tại sao người khác họ làm nhanh được vậy, còn chúng ta luôn chậm hơn, không nhẽ mọi việc chỉ phụ thuộc vào tiền nhiều hay ít? có lẽ câu hỏi này luôn ray rứt trong mỗi giám đốc khi nhìn công việc của các nhóm dự án mình. Việc kiểm soát chi phí khi thực hiện dự án là một điều rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của việc thực hiện. Thường khi triển khai dự án sẽ có không ít những việc phát sinh chi phí ngoài dự tính ban đầu. Trưởng dự án sẽ phải cân nhắc kỹ về việc này. Ở đây cần lưu ý mối quan hệ giữa tiến độ thời gian và chi phí tiền bạc. Trong một số trường hợp, mới nhìn thoạt tưởng rằng tiết kiệm được, nhưng khi tính chi phí cơ hội bị mất đi do chậm tiến độ lớn bằng hoặc hơn cả số tiền tiết kiệm được đó là chưa kể hết các yếu tố về tinh thần do việc chậm trễ gây ra. Việc xây dựng bảng tiến độ cho các bộ phận thực hiện là rất quan trọng, vì thường tiết kiệm được thời gian nhiều hay ít chính ở việc điều phối tiến độ các bộ phận sao cho thời gian chết là ít nhất. Tuy vậy không thể tránh khỏi những sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện, vì thế người trưởng dự án kinh nghiệm sẽ có nhiều phương án dự phòng ngay từ đầu, để khi có gì sẽ thay đổi ngay không để ngừng trệ ảnh hưởng đến công việc các bộ phận khác. </span></div> <div class="MsoNormal" style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif;"><br /></span></div> <div class="MsoNormal" style="text-align: justify;"> <span lang="EN-US" style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif;"><span style="mso-tab-count: 1;">            </span>Vì công việc của dự án là liên quan đến nhau, công đoạn bộ phận này đan xem bộ phận kia nên rất dễ bị tắc nghẽn nếu như một bộ phận nào đó không thực hiện đúng như kế hoạch tổng thể đề ra ban đầu. Vai trò của Trưởng dự án hay người bảo trợ sẽ được phát huy ngay lúc này, vì đôi lúc trưởng dự án xét về vị trí trong công ty chỉ ngang bằng hoặc đôi khi thấp hơn một trưởng bộ phận nào đó. Lúc này người bảo trợ - lãnh đạo cao nhất công ty phải đứng ra “giúp” trưởng dự án giải quyết sự việc. Có một thực tế thường hay diễn ra ở các doanh nghiệp Việt Nam, đó là tình trạng “chờ nhau” hay tìm nguyên do cho việc không thực hiện đúng cam kết về tiến độ của mình ở các bộ phận khác. Chính điều này nếu không được xử lý ngay và dứt điểm, sẽ tạo nên sự ức chế trong sự hợp tác giữa các bộ phận và càng làm tiến độ chậm hơn. Như chuyện bên lắp máy đổ lỗi cho sự chậm trễ của mình là do bên xây dựng chưa lát xong nền nhà xưởng, nên họ không thể mang máy vào vì lý do bên xây dựng sẽ làm bẩn máy và có thể mất mát phụ tùng. Bên xây dựng thì viện lý do nếu không lắp máy thì sau này lát nền xong bên thiết bị lại đục đẽo nền nhà làm ảnh hưởng đến mỹ quan và kết cấu công trình!!! Hai bên cứ tranh luận và kết quả là có khả năng bị trễ hạn thử máy đưa vào sản xuất. Sau khi tìm hiểu, trưởng dự án biết rằng thực ra cả hai bên đều đang gặp khó khăn từ chính phía mình là chính, nguyên nhân đưa ra thực ra chỉ là để biện hộ cho mình nhẹ bớt trách nhiệm mà thôi. Anh quyết định, bên lát nền cứ lát nền theo đúng tiến độ bàn giao, còn bên lắp máy cho bọc thật kỹ máy của mình và đem vào lắp ngay. Chỗ nào lát rồi nếu cần phải đục ra đi lại dây điện hoặc cố định chân máy thì cứ làm, khoản chi phí tăng thêm do thay gạch anh sẽ chịu trách nhiệm với chủ đầu tư, ngoài ra anh thuê thêm bảo vệ túc trực 24/24 để trông coi việc lắp đặt máy móc tránh mất mát. Tuy chi phí có tăng thêm so với dự kiến ban đầu, nhưng đổi lại kịp thời gian thử máy. Tính ra vẫn còn lợi hơn nếu như để tiến độ bị trễ.</span></div> <div class="MsoNormal" style="text-align: justify;"> <span style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif;"><br /></span></div> <span lang="EN-US" style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12.0pt; mso-ansi-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-fareast-font-family: "Times New Roman"; mso-fareast-language: AR-SA;">            Tất nhiên, không ai muốn phải là người đi xử lý sự cố cả. Dự án tốt là phải triển khai theo đúng kế hoạch đề ra, các bộ phận tương tác, phối hợp chặt chẽ với nhau đảm bảo được chất lượng và tiến độ thời gian. Biết rằng “Mưu sự tại nhân, thành sự tại thiên” nhưng nếu không nỗ lực, dành tâm trí, sức lực cho việc lập kế hoạch triển khai kỹ càng, chuẩn bị các phương án phòng ngừa ngay từ đầu mà chỉ ngồi chờ việc đến đâu giải đến đó thì có lẽ khó mà thực hiện được công việc nhanh như người khác. Và điều <b><i style="mso-bidi-font-style: normal;">thứ tư</i></b> cuối cùng cần lưu ý, có được một tổ chức với chức năng, quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng của từng bộ phận, từng vị trí cùng với tính tuân thủ các cam kết của bộ máy thì việc thực hiện công việc của dự án sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều, lãnh đạo hay người bảo trợ sẽ không phải dành quá nhiều thời gian cho nhóm dự án trong quá trình triển khai.</span><br /> <span lang="EN-US" style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif; font-size: 12.0pt; mso-ansi-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-fareast-font-family: "Times New Roman"; mso-fareast-language: AR-SA;"><br /></span> <span style="font-family: Helvetica Neue, Arial, Helvetica, sans-serif;">Nguyễn Tân Kỷ</span>

ĐỂ TRIỂN KHAI NHANH DỰ ÁN - TBKTSG Tân niên - Đinh Hợi

             Trong thời buổi cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt đối với mọi ngành nghề, việc triển khai nhanh và hiệu quả luôn là lợi thế cho các doanh nghiệp biết tận dụng nó. Một trong những công cụ hữu hiệu để có thể đẩy nhanh tiến độ triển khai là thành lập các dự án, các nhóm công tác để thực hiện nhiệm vụ. Nhưng ai sẽ là chủ dự án hay Trưởng nhóm công tác đây. Tất nhiên nếu giám đốc hay người đứng đầu doanh nghiệp làm chủ dự án là sẽ là thuận lợi nhất, nhưng một mình…

READ MORE... »